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¿Qué mobiliario es necesario para una jornada de conferencias?

Las jornadas y congresos son el tipo de evento que más planificación requiere, ya que generalmente suele haber mucho en juego. Se trata de espacios de networking en el que los profesionales recaban contactos y donde suelen surgir muchas relaciones laborales. Como empresa de alquiler de mobiliario sabemos bien que las necesidades para este tipo de encuentros son muchas y variadas. Si es la primera vez que te enfrentas a la organización de estos encuentros debes tener en cuenta muchas cuestiones antes de alquilar todo lo necesario para el “día D”.

En Constan te contamos que el mobiliario necesario puede variar en función de diversos factores como son: el número de invitados a la cita, cuánto tiempo dura el encuentro, en qué espacios va a tener lugar, qué necesidades tienes para el escenario o el número de salas que se van a adaptar para el congreso.

Algunos elementos básicos en la organización de jornadas especializadas serán: Atriles, proyectores para las presentaciones, micrófonos para que el audio llegue a todos los rincones de la sala, una mesa y sillas o sillones para los ponentes. Hasta aquí todos de acuerdo, pero como ya hemos comentado anteriormente, en este tipo de eventos los detalles cobran mayor importancia: se busca la excelencia.

En este sentido, es recomendable elegir unos asientos que sean cómodos, ya que este tipo de encuentros suelen durar varias horas e, incluso, varios días y el confort de los asistentes es una cuestión fundamental. Los pequeños detalles son aquellos que inclinan la balanza entre un éxito sin precedentes o una jornada tediosa. La comodidad de los asistentes, así como cuidar los aspectos técnicos del encuentro son dos claves básicas para conseguir los objetivos marcados con la jornada.

Es normal tener un millón de dudas cuando se organiza este tipo de encuentro, incluso cuando no es la primera vez que se realiza esta tarea, pues el afán de mejorar puede ocasionarte muchas dudas. En cualquier caso, siempre puedes contar con el asesoramiento de tu empresa de alquiler de mobiliario. A lo largo de los años hemos adquirido mucha experiencia en este tipo de eventos y podemos ayudarte con todo lo necesario para que la decoración y el trascurso del congreso sean perfectos.

Cómo calcular el aforo de un recinto

 

Organizar un evento, sea del tipo que sea, puede resultar más complejo de lo que cabe pensar. Una de las cuestiones más importantes es estimar el número determinado de personas que van a acudir a la celebración. Se trata, sin duda, de una de las premisas que se deben establecer en un primer momento. Es necesario para encargar las invitaciones o para seleccionar el local donde el encuentro se va a celebrar. Como empresa especializada en el alquiler de muebles para eventos queremos hacer hincapié en la importancia de respetar el aforo de un determinado recinto, sobre todo, cuando se va a congregar un elevado número de personas.

Cuando al evento van a acudir muchos asistentes deben respetarse, más si cabe, las condiciones mínimas de seguridad. Será necesario redactar un proyecto en el que se tengan en cuenta las densidades establecidas para cada tipo de celebración. Así como determinar ciertas acciones, es el caso del Plan de evacuación en caso de incendio. Durante la organización no puede dejarse nada al azar, es necesario minimizar al máximo los riesgos innecesarios.

En ocasiones, algunos locales ya cuentan con un aforo determinado, pero otras veces, es necesario realizar el cálculo. Desde Constan te contamos que cuando el recinto corresponde a un establecimiento comercial o un restaurante, la proporción más adecuada será de una persona por cada 10 m2. Sin embargo, si el encuentro va a tener lugar al aire libre podemos establecer que la medida adecuada serían unos 15 m2.

En cualquier caso, es necesario diferenciar el número de personas que cabe en un recinto del número legal que se establece para un local determinado. Este último dependerá de múltiples factores, que determinan las condiciones de seguridad necesarias para que el evento transcurra sin sobresaltos. El aforo adecuado para un espacio concreto será determinado por el Departamento de Bomberos en función del Código Técnico de la Edificación (CTE). Un incendio con más gente de la que permite el aforo, podría tener unas consecuencias fatales, tal y como ocurrió en la fiesta de Halloween en el Madrid Arena en el año 2012. Finalmente, a  la hora de alquilar muebles para eventos en Madrid también conviene tener claro el número de asistentes para que la celebración sea todo un éxito.

Detalles a tener en cuenta para la organización de un evento

Todos, en algún momento de nuestra vida, nos vemos obligados a organizar un evento. Ya sea celebrar un cumpleaños, una boda o cualquier celebración singular. Somos seres sociales y, como tal, nos relacionamos. Por este motivo, más tarde o más temprano, tenemos que asistir u organizar alguna reunión social. Ni que decir tiene, que las empresas se ven inmersas en todo tipo de actos corporativos, ferias, congresos, etc. Una de las cosas que se debe tener en cuenta antes de ponerse manos a la obra es la opción del alquiler de mobiliario. Algunas veces podemos vernos desbordados ante el aforo de la celebración, mientras que otras preferimos optar por un diseño que se adecúe más al tipo de evento.

Desde Constan te presentamos algunos consejos para que tu celebración se convierta en todo un éxito y los invitados queden satisfechos, disfrutando al máximo de todos los detalles organizados para esa jornada.

  • Creatividad al poder: Innovar es la mejor herramienta para conseguir la diferenciación soñada. Generalmente, la mayoría de tus invitados ya habrán asistido a más reuniones similares, por lo que es necesario pensar en el modo de que nuestro evento les cause un impacto positivo y de que no lo olviden jamás.
  • Fecha y lugar: Son los dos aspectos más importantes. En cuanto a la fecha, si se trata de un evento que ya ha tenido ediciones anteriores, conviene que la fecha caiga más o menos igual para que el público relacione un determinado mes con ese acto en concreto. El escenario sobre el que va a trascurrir la acción es importante, debe adaptarse al estilo de la celebración y contar con los recursos adecuados en función del tipo de acto que se va a celebrar.
  • Audiencia: Para que no falte detalle es necesario ponerte en la piel de los asistentes, piensa en lo que te gustaría encontrar si tú fueras un invitado. La clave del éxito será conseguir acercar el mensaje que quieres transmitir a lo que los asistentes realmente perciben.
  • Nuevas tecnologías: Hoy en día, no pueden faltar. Comprueba que la conexión wifi funciona perfectamente para que los asistentes puedan acceder a los medios sociales y compartir información, fotos y opiniones sobre el acto. Los medios sociales son una plataforma muy adecuada para promocionar nuestra imagen de marca en la organización de eventos corporativos e institucionales. Actualmente, puedes optar por una app móvil para que los invitados puedan subir sus fotos en tiempo real, podrás acceder a ese álbum siempre que quieras y tener a mano los documentos gráficos de la celebración.

El alquiler de mobiliario y herramientas multimedia para la celebración del evento, te quitará un peso de encima durante la organización, ya que un equipo profesional se encargará de trasladarlo y montarlo.