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Consejos para organizar un showroom

Aunque este tipo de eventos ha causado furor en el mundo de la moda, lo cierto es que su popularidad también ha impactado de lleno en otros negocios, como las firmas de decoración. Su éxito no nos extraña para nada, pues es el mejor modo de presentar una determinada colección o mostrar el resultado real de un elemento decorativo en una estancia simulada. Si estás pensando que un showroom es el impulso que necesitas para mostrar tu trabajo o darte a conocer, tendrás que tener en cuenta algunas cuestiones básicas. Como empresa de alquiler de muebles para eventos te ofrecemos algunos consejos para que te pongas manos a la obra con tu muestrario.

Una de las claves para organizar un evento de estas características será elegir un espacio adecuado. Decisión que puede resultar compleja, por lo que para estar seguro de no equivocarte puedes tratar de responder a algunas preguntas que revelan las necesidades de los asistentes al evento. Por ejemplo, sí tiene fácil acceso o sí la zona en la que va a realizarse está más o menos transitada. También, puede ser interesante detectar cuál es tu público objetivo para tratar de llamar su atención.

El tipo de productos que quieres exhibir durante la celebración también es importante, si eres un diseñador de ropa que quiere sacar a la luz una nueva colección seleccionarás tus mejores modelos. Si por el contario, vas a mostrar mobiliario u otro tipo de objetos asegúrate de elegir las mejores marcas. No olvides que el objetivo de un showroom es poner de manifiesto la diferenciación de tu marca, respecto a los principales competidores que encontrarás en el mercado.

En Constan sabemos bien que para conseguir la repercusión deseada al organizar un evento, es necesario diseñar un buen plan de comunicación, que garantice un elevado número de asistentes, así como la posibilidad de tener acogida en algún medio de comunicación. En los tiempos que corren, lo que nunca falla es una buena gestión de la información en las redes sociales, no descartes Internet como medio de difusión.

Encargar invitaciones para los clientes más importantes y las principales marcas también es una opción muy recomendable. De este modo, estás generando expectación y haciendo ruido, comenzará a hablarse de tu showroom en los ambientes que te interesan. Otra posibilidad es la de crear carteles y posters informativos para colocarlos cerca de la zona donde se va a celebrar con algunos días de antelación. Esta es, sin duda, la mejor forma de conseguir que la celebración del evento no pille a nadie por sorpresa. 

Finalmente, una de las medidas de cortesía que siempre genera una buena impresión es colocar una zona de aperitivos o cóctel para que los asistentes puedan tomar un aperitivo y relacionarse entre sí, compartiendo impresiones sobre todo aquello que han visto en el evento. 

¿Qué mobiliario es necesario para una jornada de conferencias?

Las jornadas y congresos son el tipo de evento que más planificación requiere, ya que generalmente suele haber mucho en juego. Se trata de espacios de networking en el que los profesionales recaban contactos y donde suelen surgir muchas relaciones laborales. Como empresa de alquiler de mobiliario sabemos bien que las necesidades para este tipo de encuentros son muchas y variadas. Si es la primera vez que te enfrentas a la organización de estos encuentros debes tener en cuenta muchas cuestiones antes de alquilar todo lo necesario para el “día D”.

En Constan te contamos que el mobiliario necesario puede variar en función de diversos factores como son: el número de invitados a la cita, cuánto tiempo dura el encuentro, en qué espacios va a tener lugar, qué necesidades tienes para el escenario o el número de salas que se van a adaptar para el congreso.

Algunos elementos básicos en la organización de jornadas especializadas serán: Atriles, proyectores para las presentaciones, micrófonos para que el audio llegue a todos los rincones de la sala, una mesa y sillas o sillones para los ponentes. Hasta aquí todos de acuerdo, pero como ya hemos comentado anteriormente, en este tipo de eventos los detalles cobran mayor importancia: se busca la excelencia.

En este sentido, es recomendable elegir unos asientos que sean cómodos, ya que este tipo de encuentros suelen durar varias horas e, incluso, varios días y el confort de los asistentes es una cuestión fundamental. Los pequeños detalles son aquellos que inclinan la balanza entre un éxito sin precedentes o una jornada tediosa. La comodidad de los asistentes, así como cuidar los aspectos técnicos del encuentro son dos claves básicas para conseguir los objetivos marcados con la jornada.

Es normal tener un millón de dudas cuando se organiza este tipo de encuentro, incluso cuando no es la primera vez que se realiza esta tarea, pues el afán de mejorar puede ocasionarte muchas dudas. En cualquier caso, siempre puedes contar con el asesoramiento de tu empresa de alquiler de mobiliario. A lo largo de los años hemos adquirido mucha experiencia en este tipo de eventos y podemos ayudarte con todo lo necesario para que la decoración y el trascurso del congreso sean perfectos.

Cómo calcular el aforo de un recinto

 

Organizar un evento, sea del tipo que sea, puede resultar más complejo de lo que cabe pensar. Una de las cuestiones más importantes es estimar el número determinado de personas que van a acudir a la celebración. Se trata, sin duda, de una de las premisas que se deben establecer en un primer momento. Es necesario para encargar las invitaciones o para seleccionar el local donde el encuentro se va a celebrar. Como empresa especializada en el alquiler de muebles para eventos queremos hacer hincapié en la importancia de respetar el aforo de un determinado recinto, sobre todo, cuando se va a congregar un elevado número de personas.

Cuando al evento van a acudir muchos asistentes deben respetarse, más si cabe, las condiciones mínimas de seguridad. Será necesario redactar un proyecto en el que se tengan en cuenta las densidades establecidas para cada tipo de celebración. Así como determinar ciertas acciones, es el caso del Plan de evacuación en caso de incendio. Durante la organización no puede dejarse nada al azar, es necesario minimizar al máximo los riesgos innecesarios.

En ocasiones, algunos locales ya cuentan con un aforo determinado, pero otras veces, es necesario realizar el cálculo. Desde Constan te contamos que cuando el recinto corresponde a un establecimiento comercial o un restaurante, la proporción más adecuada será de una persona por cada 10 m2. Sin embargo, si el encuentro va a tener lugar al aire libre podemos establecer que la medida adecuada serían unos 15 m2.

En cualquier caso, es necesario diferenciar el número de personas que cabe en un recinto del número legal que se establece para un local determinado. Este último dependerá de múltiples factores, que determinan las condiciones de seguridad necesarias para que el evento transcurra sin sobresaltos. El aforo adecuado para un espacio concreto será determinado por el Departamento de Bomberos en función del Código Técnico de la Edificación (CTE). Un incendio con más gente de la que permite el aforo, podría tener unas consecuencias fatales, tal y como ocurrió en la fiesta de Halloween en el Madrid Arena en el año 2012. Finalmente, a  la hora de alquilar muebles para eventos en Madrid también conviene tener claro el número de asistentes para que la celebración sea todo un éxito.

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