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¿Por qué es importante el protocolo en la organización de eventos?

El protocolo es una disciplina que nos permite tener todo debidamente organizado, evitar que surjan imprevistos y estar preparados para solucionar los problemas que puedan aparecer durante la celebración de un evento determinado. En otras palabras, el protocolo nos permite responder a una cuestión fundamental “qué hacer en caso de…”. Como empresa de alquiler de muebles para eventos conocemos bien el trabajo que conlleva la organización de una ceremonia de cualquier tipo. Por ello, queremos destacar la importancia del protocolo que es una cuestión mucho más simple de lo que cabe pensar en un primer momento.

Existe una creencia generalizada de que el protocolo sólo es necesario en los grandes eventos, pero es un pensamiento erróneo. Aunque no nos demos cuenta, usamos el protocolo cada día en nuestra rutina diaria. Hemos incluido algunas de las bases del protocolo en nuestro día a día, sobre todo cuando organizamos una reunión, una fiesta o celebramos algo.

Es cierto que el protocolo ha sufrido una evolución importante en los últimos años, como todas las disciplinas, debe adaptarse tanto a las necesidades de los usuarios como a los nuevos tiempos que corren. Dejando de ser un conjunto de normas estático y transformándose en un acto multidisciplinar y estratégico.

Desde Constan queremos destacar que el protocolo debe entenderse desde dos puntos de vista: cuál es su función dentro de la organización de eventos y para qué sirve. Esta disciplina es un instrumento muy útil para que todo salga según lo previsto y aunque define un conjunto de normas muy específicas, las mismas pueden verse modificadas con el objetivo de adaptarse a las exigencias del entorno de la celebración.

Para organizar un evento se debe contar con capacidad de previsión, saber el tipo de decoración que se va a seguir, conocer todo lo que será necesario y establecer una serie de normas protocolarias que ayudarán al organizador a no dejar nada al azar. Además de atender a las necesidades de mobiliario, así como contar con un listado de proveedores para el alquiler de muebles para eventos, los organizadores deberán atender a las cuestiones de protocolo con un objetivo básico: crear la imagen que se pretende transmitir a los asistentes.

La clave de la organización de un evento es difundir una imagen o un mensaje determinado, generar una conversación entre los invitados y en los medios de comunicación, convencionales o sociales. El protocolo es la clave para la consecución de los objetivos marcados con la celebración del evento.

Cómo organizar un concierto

El alquiler de muebles para eventos es una cuestión fundamental para la organización de espectáculos y conciertos. En verano este tipo de actuaciones se multiplican y una adecuada gestión de la logística será fundamental para que la cita se convierta en un éxito asegurado. El pasado mes de julio tuvimos la ocasión de colaborar en la organización del concierto que Marc Anthony ofreció en el estadio Vicente Calderón. Era un compromiso muy importante, teniendo en cuenta la envergadura del espectáculo, de hecho, 22.000 personas bailaron y vibraron al son de la salsa del puertorriqueño. Fue todo un éxito, lleno hasta la bandera.

Desde Constan queremos ofrecerte una serie de consejos a tener en cuenta para organizar un concierto. En primer lugar, es necesario reparar en cuánta gente va a asistir al evento, cuáles son las dimensiones de la pista y, por tanto, cuánta gente podrá sentarse en este espacio. La elección de las sillas también es relevante, no pueden ser muy grandes para no reducir el espacio disponible y el material deberá ser cómodo para que la gente disfrute de la actuación al máximo.

Pero, además de las sillas, puede ser necesario otro mobiliario como mesas, proyectores, pantallas, etc. Los camerinos también son un punto importante para que los músicos y cantantes se sientan bien en los momentos previos y posteriores a la actuación. En definitiva, habrá que cuidar hasta el más mínimo detalle.

Obviamente, no es lo mismo organizar un evento en un espacio al aire libre o en un espacio cubierto. La climatología puede amenazar el espectáculo y la elección de mobiliario y equipo técnico variarán en función de las características de la localización del concierto. Llenar el recinto dependerá del prestigio del cantante o grupo, de la fecha del concierto y de la localización.

Cuando la actuación es relevante suelen acondicionarse espacios VIP para la gente que está dispuesta a gastarse más para disfrutar al máximo de la actuación. Esta zona también cuenta con sillas, que este caso serán más cómodas y estilosas. Si contratas a una empresa de alquiler de muebles para eventos con experiencia te asesorarán sobre el mejor modo de disponer todo lo necesario y orientarte sobre los aspectos fundamentales de la celebración. 

Localización de vehículos de reparto

Como empresa de alquiler de muebles para eventossabemos bien que el tiempo corre en nuestra contra cuando se trata de organizar un determinado acontecimiento. Los clientes esperan recibir los enseres, lo antes posible, para dejarlo todo dispuesto antes del día D, quedarse tranquilos y asegurarse de que todo saldrá a pedir de boca. Si un pedido se retrasa puede generar nerviosismo y malestar a los clientes, por ello nosotros ofrecemos la posibilidad de saber el punto exacto dónde se encuentra el vehículo de reparto en cualquier momento. En este sector, el transporte y la logística son aspectos fundamentales que deben funcionar a la perfección.

En Constan apostamos por un sistema de localización de flotas, para saber en cada momento donde se encuentran nuestros camiones y furgonetas de reparto. Todos nuestros vehículos están equipados con un sofisticado equipo de GPS, que nos permite organizar de forma más eficiente las expediciones para que los productos lleguen a su destino sin demora. Este sistema nos permite, además, informar a los destinatarios sobre dónde se encuentra el vehículo de reparto y cuánto tiempo va a tardar en llegar al lugar de la entrega.

El objetivo es mejorar nuestro servicio de atención al cliente y poder ofrecerle una mejor respuesta sobre la ubicación del pedido. Por ello, también contamos con un servicio integrado de telefonía móvil que nos permite poner en contacto a los clientes con el vehículo de reparto para que hablen directamente con nuestro personal de transporte.

El control de flotas supone varias ventajas para todas las partes implicadas en el proceso, mejora el servicio de comunicación con el cliente, aportándole seguridad y confianza. Desde el punto de vista empresarial, nos permite optimizar el rendimiento de nuestra flota de vehículos de reparto: conocer la hora de llegada estimada, escoger el mejor camino, anticiparnos a algún problema en la carretera que pueda hacernos perder tiempo, etc.

En nuestra empresa de alquiler de muebles para eventos sabemos que los clientes demandan ciertas especificaciones del servicio, como puede ser:

  • Localización del envío en tiempo en real
  • Obtener informes sobre la actividad de los vehículos
  • Control de los tiempos del transporte o conocer la hora exacta en la que se va a producir la entrega.

Información en tiempo real para los clientes, que no quieren dejar nada al azar cuando se trata de la organización de un evento de relevancia. 

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