La organización de un evento como un congreso implica un gran trabajo. En estos casos, pensar en los detalles es muy importante, y uno de los elementos clave en este tipo de eventos son las sillas. Como especialistas en el alquiler de sillas para bodas y congresos, queremos dar algunas claves para dar con la silla más adecuada. ¿Cómo es la silla perfecta para un congreso?

Comodidad y calidad

Es muy habitual que, en los congresos, los asistentes tengan que pasar muchas horas sentados escuchando charlas y ponencias. Por eso, es esencial que las sillas en estos casos sean muy cómodas y con materiales resistentes y de buena calidad.

Además, en muchos casos es necesario tomar notas. Por eso, si el espacio lo permite, en algunas ocasiones lo más adecuado puede ser colocar sillas con pala para escribir.

Sillas adaptadas al entorno

Una vez que está claro el tema en torno al que va a girar el congreso, podemos dar un punto de estilo colocando sillas adaptadas al contexto concreto. De esta forma, si estamos organizando un evento tecnológico, elegir sillas modernas e innovadoras puede ser ideal, por ejemplo. Existen todo tipo de sillas con diferentes diseños, materiales y colores para dar con la que mejor encaje en función de las necesidades de cada congreso.

Elegir las sillas perfectas para un congreso puede convertirse en una tarea más complicada de lo que parece, pero hay que darle la importancia que se merece. Es necesario pensar en factores como el número de asistentes al evento, el tamaño de la sala, la temática del congreso, qué tipo de uso se les va a dar, y, además, todo dependerá también del presupuesto que tengamos para el alquiler de muebles en eventos de este tipo.

En Constan somos especialistas en alquiler de sillas para todo tipo de eventos y situaciones. Tenemos un amplio catálogo que incluye sillas de oficina, plegables, sillas de diseño, sillas de exterior, sillas con pala especiales para exámenes, reuniones o conferencias de empresa y sillas de diferentes colores y estilos. De esta forma, es muy sencillo encontrar las más adecuadas para cada caso concreto.

En nuestra empresa especializada en mobiliario para eventos, donde puedes encontrar todo lo necesario incluso el alquiler de percheros, sabemos bien que conseguir que un determinado acto sea un éxito es mucho más complejo de lo que parece. El principal problema del trabajo previo a la cita es que habrá que tener multitud de detalles en cuenta. La clave para conseguir los objetivos será prestar atención a la organización y desarrollar un trabajo meticuloso.

La mejor forma de ser ordenado y concienzudo es tener en cuenta un protocolo de actuación, por ello queremos ayudarte en la organización de tu evento presentándote algunos consejos a tener en cuenta. Si es la primera vez que te enfrentas a esta tarea, es posible que no sepas por dónde empezar. Con este protocolo dispondrás de unas nociones mínimas para poder actuar en consecuencia, una guía que te permitirá tomar las mejores decisiones.

Podemos decir, que esta planificación es la mejor alternativa para conseguir aquello que te propongas, que no será otra cosa que alcanzar la máxima afluencia de público al evento que estás organizando. El punto de partida será acotar el tipo de encuentro que desarrollarás, el público objetivo del mismo y aquellos objetivos que pretendes alcanzar, con cuestiones como asistencia de público o cualquier otro resultado esperado.

Evidentemente, dentro de la planificación del evento, deberás contar con el mobiliario adecuado. Esta es una de las razones por las que conviene conocer el número total de asistentes. Por ejemplo, tendrás que calcular el número de sillas que te harán falta o, si contratas un catering, deberás establecer un número aproximado de comensales.

Antes de comenzar, será importante ensayar para que todo el mundo conozca su función. También será importante contar con un programa que no dejé nada al azar. Estableciendo las tareas y actividades a desarrollar, así como unos tiempos para cuadrar las jornadas.

En Constan te recomendamos pensar en todos los problemas que podrían surgir, anticipando una respuesta por si surgen. Con nosotros puedes consultar cualquier duda que te surja sobre el mobiliario necesario o la planificación del espacio para la afluencia de público que esperas.

Los años que llevamos trabajando codo con codo con todo tipo de entidades promotoras de eventos nos permiten entender las múltiples capas de complejidad que entraña la organización de cualquier acto. Por suerte, contar con nuestros servicios de alquiler de muebles para eventos permite despreocuparse en la medida de lo posible de este apartado sabiendo que está cubierto de forma profesional. Pero al mismo tiempo, continúan surgiendo nuevas exigencias cada vez más ineludibles, y la cobertura online es una de las más claras. ¿Cómo hacer que no sea una carga, sino una oportunidad para multiplicar tu visibilidad de forma efectiva?

Dispón de un sitio web o espacio propio: las redes sociales parece que lo absorben todo hoy en día, pero sigue siendo importante ofrecer al público que se pueda interesar por tu evento un sitio en el que puedan consultar la información de forma clara y completa, al margen del ruido y la volatilidad que caracterizan a las redes. Puedes contar con una web o microsite que recoja toda la información y las noticias pertinentes y enlazar a ella desde los perfiles sociales.

Crea un evento de Facebook: se trata de una de las herramientas más útiles si lo que buscas es promover la asistencia. Por su dinámica de funcionamiento, permite a la gente mostrar su interés y a su vez dar a conocer a otras personas de forma espontánea la existencia del evento y su potencial afluencia. Toda una forma de viralizar.

Utiliza un ‘hashtag’: las ya célebres etiquetas introducidas por el signo # puede que empiecen a convertirse en cliché, pero siguen siendo más que válidas a la hora de agrupar todo lo que se diga sobre tu evento en tiempo real y promover una conversación fluida en las redes.

Anima al público a difundir: sean cuales sean las características o el público objetivo del evento, lo que es casi seguro es que vas a querer que el mundo se entere y que desee estar allí. En el transcurso del evento, promover e incentivar que los asistentes hagan publicaciones sociales es fundamental para alcanzar una repercusión más allá de las cuatro paredes del lugar que albergue el acto y es especialmente interesante en contextos como la promoción de una marca o producto, así como eventos periódicos que busquen un ciclo constante de publicidad.

Sean cuales sean tus preferencias y requisitos en lo que respecta a la visibilización online de tu celebración, lo que puedes tener por seguro es que con los materiales que te proporciona Constan la buena impresión visual y el confort de los asistentes están garantizados.

El alquiler de mobiliario supone una menor inversión inicial, ya que el importe a pagar será mucho menos que el de comprar muebles nuevos. En este espacio ya hemos analizado en multitud de ocasiones las ventajas de optar por un servicio de alquiler a la hora de organizar un evento. Pero, existe una que prevalece sobre todas las demás: la posibilidad de estar siempre a la última y adaptarnos a los tiempos y a las nuevas necesidades.

Cuando adquirimos un determinado elemento pensamos en que debemos amortizarlo. Sin embargo, si organizamos pocos eventos al año y esa es su finalidad principal, nos costará mucho tiempo alcanzar nuestro objetivo. Si tenemos que utilizar las adquisiciones durante mucho tiempo para amortizar la inversión, no podremos optar por el diseño en nuestros eventos, ya que con el paso del tiempo los nuestros pasarán de moda.

El servicio de alquiler nos permite adaptarnos a las nuevas tendencias de organización de eventos, pudiendo variar la calidad de los mismos o escoger otros con un diseño más vanguardista. Además, esta medida permite proteger nuestro medio ambiente, ya que la producción de mobiliario puede estar sujeta a prácticas poco sostenibles. Cuando organices un nuevo encuentro, podrás optar por un diseño diferente, adaptándolo al objetivo de la cita. Esta es, sin duda, la mejor manera de sorprender a todos los asistentes.

A la hora de planificar un evento, todos queremos romper el molde, marcar la diferencia. Y la elección del mobiliario puede ayudarnos a lograrlo. Respetando las tendencias actuales, estaremos proyectando una imagen moderna y distinguida. En Constan siempre recomendamos buscar la sorpresa a primera vista, pero también será necesario que los elementos elegidos sean confortables.

Trasparencias o brillos

El cristal o el metacrilato se han hecho un hueco ya entre las tendencias. Aportan un toque diferente, original y elegante. Nos permiten dotar al encuentro de carácter y sirven para proyectar una imagen vanguardista, moderna y futurista.

Blanco y negro

Es un clásico que nunca pasa de moda. Decorar con estos colores es una apuesta sobre seguro. Aunque responde a un perfil más tradicional, es cierto que es elegante y sobrio.    

Texturas

Apostar por los materiales naturales para la decoración es tendencia absoluta. En este sentido no podemos olvidar las ventajas de decantarse por muebles de madera. Así, conseguimos un ambiente más acogedor. 

Al organizar un evento de gala es muy importante atender todos los detalles que harán que sea un éxito, desde el catering hasta la decoración, pasando por la organización, por eso contar con una empresa como Constan Eventos, dedicada al alquiler de muebles para eventos será clave y te facilitará mucho el trabajo, ya que contamos con profesionales que se encargarán de asesorarte.

Lo primero será definir el tipo de acontecimiento, ya que varía en función de si es una gala profesional, benéfica o para celebrar cualquier fecha o acto especial. Esto es importante porque definirá el estilo de muebles que necesitas, pudiendo incluso elegir unos determinados colores para que sea más corporativo o, en el caso de los eventos blanco y negro, estos deberían ser también los colores para el mobiliario.

También debes tener en cuenta el número de invitados, ya que debes dar cobertura a todos ellos, para que puedan sentirse a gusto y disfrutar. En el caso de la entrega de premios, presentaciones o si incluyen espectáculos, los invitados deben poder disponer de una silla donde poder deleitarse del mismo cómodamente, de lo contrario puede que abandonen la gala antes de que finalice.

Otro aspecto primordial es el tipo de servicio que se ofrecerá, sólo bebida o también comida, en este último caso hay que tener en cuenta cómo se ofrecerá, puede ser tipo bufet, cóctel o banquete, normalmente son las dos últimas las más frecuentes en este tipo de eventos. Si optas por el coctel se pueden elegir mesas altas y taburetes o sillas a la altura de estas mesas, puede haber menos que invitados ya que son actos en los que éstos suelen moverse para interactuar con diferentes personas. En el caso de las galas con banquete recomendamos que las mesas sean redondas, con un máximo de 10 comensales por cada una de ellas, ya que esto facilita la comunicación, con sillas acordes; asimismo te recomendamos vestirlas adecuadamente para el tipo de acto.

Otros de las opciones que debes tener en cuenta en el alquiler de muebles para eventos son, por ejemplo, las catenarias y los postes donde se anclan, ya que si estamos hablando de una gala exclusiva delimitarán las zonas exclusivas para los invitados, aportando un toque de elegancia.

En una publicación anterior decíamos que uno de los aspectos de los que va a depender el éxito de un evento es el mobiliario. ¿Dónde colocar cada elemento? Es algo acerca de lo que debemos reflexionar por ejemplo a la hora de proceder al alquiler de percheros y decidir dónde ubicarlos. Para tomar la decisión acerca de este y del resto de mobiliario, hemos de tener claras las diferencias entre zonas calientes y zonas frías. Vamos con ellas.

Las zonas calientes, en este caso de un pabellón de ferias y congresos, son las que más afluencia de público reciben. Suelen estar al lado de la entrada, junto a los paneles informativos y los mapas del recinto. Estas zonas se sitúan en la mitad derecha ya que está demostrado que los visitantes tienen cierta tendencia a hacer un recorrido por estos espacios en sentido contrario a las agujas del reloj. Teniendo esto en cuenta, en estas zonas es donde deberemos ubicar las mejores piezas del mobiliario que te alquilemos en Constan como atriles, expositores, biombos y percheros. A su vez, los puntos calientes pueden ser naturales o provocados. En el último caso se recurre a muchos trucos de marketing como por ejemplo el estrechamiento de los pasillos.

En cuanto a la zonas frías, se trata lógicamente de las áreas más alejadas de la puerta y por las que casi no pasa la gente. Por ejemplo, detrás de las columnas, los rincones y esquinas o  los puntos ciegos. Está probado además que el 70% de los clientes tan solo recorren las zonas calientes, por lo que es importante intentar transformar las zonas frías en calientes. Esto se puede lograr de diferentes formas. Por ejemplo, procurando situar la entrada a la derecha. Si como decimos el público suele entrar por la derecha es más probable que lleguen hasta el fondo a la izquierda y puedan ver ahí todas las cosas que estén colocadas en los expositores. En los casos en los que se quiera que el cliente recorra el espacio entero, cabe la posibilidad de habilitar una puerta de entrada y otra de salida. En definitiva, son muchos los recursos para convertir estos espacios en atractivos y saber dónde colocar el mobiliario para que cumpla su función.