Las nuevas tecnologías y los medios sociales han modificado el modo en que se organizan los eventos. No sólo en lo que a planificación se refiere, sino también durante la celebración de los mismos y, sobre todo, de cara a su evaluación. Como una de las empresas de alquiler de muebles para eventos nos hacemos eco de cómo ha afectado la aparición de Internet en este sector y cuáles son las tendencias futuras para este sector.

En los pasos previos a la planificación de un determinado evento, el papel de las redes sociales resultará fundamental. Esto es así, ya que estos medios nos permiten convocar, difundir y promocionar el acto que vamos a celebrar, pero sobre todo, nos permite iniciar una conversación con los asistentes potenciales. Factor que nos ayuda a conocer datos relevantes como un número aproximado de asistentes o qué tipo de necesidades se deberán satisfacer durante la celebración. Por ejemplo, nos puede resultar muy útil de cara a alquiler el mobiliario necesario para el acto o a contar con una previsión necesaria para planificar mejor las actividades y cuestiones propias del evento.

Desde Constan queremos destacar algunos de los aspectos básicos en los que influyen las nuevas tecnologías en lo que a organización de eventos se refiere:

1. Comunicación: Estas herramientas nos permiten crear un plan de comunicación único, cuyo mayor beneficio es la posibilidad de crear un mensaje consolidado y hacerlo llegar a nuestro público objetivo, ganando en notoriedad.
2. Tematización: La organización del acto resulta esencial para plasmar el mensaje que nos interesa transmitir, para lo que habrá que prestar atención hasta el más mínimo detalle. Teniendo en cuenta todos aquellos aspectos que serán necesarios para alcanzar el éxito.
3. Planificación: En definitiva, nos permiten extraer información de gran interés de forma previa a la cita. Algo necesario, por otra parte, para que la organización se adecúe a las necesidades reales de la entidad que organice el evento y de los asistentes al mismo. Sólo de esto modo, podemos incrementar las garantías de éxito de la celebración, ayudándonos a alcanzar nuestros objetivos.

Las jornadas y congresos son el tipo de evento que más planificación requiere, ya que generalmente suele haber mucho en juego. Se trata de espacios de networking en el que los profesionales recaban contactos y donde suelen surgir muchas relaciones laborales. Como empresa de alquiler de mobiliario sabemos bien que las necesidades para este tipo de encuentros son muchas y variadas. Si es la primera vez que te enfrentas a la organización de estos encuentros debes tener en cuenta muchas cuestiones antes de alquilar todo lo necesario para el “día D”.

En Constan te contamos que el mobiliario necesario puede variar en función de diversos factores como son: el número de invitados a la cita, cuánto tiempo dura el encuentro, en qué espacios va a tener lugar, qué necesidades tienes para el escenario o el número de salas que se van a adaptar para el congreso.

Algunos elementos básicos en la organización de jornadas especializadas serán: Atriles, proyectores para las presentaciones, micrófonos para que el audio llegue a todos los rincones de la sala, una mesa y sillas o sillones para los ponentes. Hasta aquí todos de acuerdo, pero como ya hemos comentado anteriormente, en este tipo de eventos los detalles cobran mayor importancia: se busca la excelencia.

En este sentido, es recomendable elegir unos asientos que sean cómodos, ya que este tipo de encuentros suelen durar varias horas e, incluso, varios días y el confort de los asistentes es una cuestión fundamental. Los pequeños detalles son aquellos que inclinan la balanza entre un éxito sin precedentes o una jornada tediosa. La comodidad de los asistentes, así como cuidar los aspectos técnicos del encuentro son dos claves básicas para conseguir los objetivos marcados con la jornada.

Es normal tener un millón de dudas cuando se organiza este tipo de encuentro, incluso cuando no es la primera vez que se realiza esta tarea, pues el afán de mejorar puede ocasionarte muchas dudas. En cualquier caso, siempre puedes contar con el asesoramiento de tu empresa de alquiler de mobiliario. A lo largo de los años hemos adquirido mucha experiencia en este tipo de eventos y podemos ayudarte con todo lo necesario para que la decoración y el trascurso del congreso sean perfectos.

Existen muchos más tipos de sillas de las que somos capaces de imaginar y, aunque todas cumplen con su función, algunos estilos pueden ser más adecuados que otros a la hora de celebrar un evento y en función de las características del mismo. Cuando se organiza cualquier tipo de acto es necesario tener en cuenta hasta el más mínimo detalle, las sillas pueden ser muy funcionales, pero según nuestra experiencia en el alquiler de mobiliario no es lo mismo elegir asientos para una boda que para la realización de un examen.

La principal diferencia entre un modelo de silla y otro se encuentra, principalmente, en el diseño y en el confort que ofrecen. A la hora de decantarse por un tipo de silla para la celebración de un evento, podemos atender a criterios estéticos, buscando el equilibrio con el resto de la decoración del espacio donde va a tener lugar la celebración. Pero, también, conviene reparar en otras cuestiones como la duración del acto, ya que si se va a alargar demasiado deberemos buscar unos asientos más cómodos para garantizar el bienestar de los asistentes.

En Constan contamos con una gran oferta de sillas para eventos, por ello vamos a ayudarte con la elección final, presentándote algunos de los modelos utilizados con más frecuencia en la organización de eventos.

1. Sillas tradicionales: Generalmente, suelen ser de madera y ofrecer diseños vintage. De todas formas, este es un activo que se ha utilizado mucho en el diseño de interiores para aportar un toque distinguido y diferente, más romántico. De hecho, suelen adornarse y utilizarse con frecuenta en la organización de bodas.
2. Sillas de diseño: Cuentan con una apariencia más vanguardista, un diseño moderno y desenfadado que permita conseguir un ambiente más elegante y sofisticado. Muy adecuado para la mayoría de los eventos profesionales.
3. Sillas acolchadas: Son mucho más confortables, ideales para aquellos actos con una duración prolongada, en lo que es importante que los asistentes se encuentren cómodos. Pueden estar fabricadas en diferentes materiales, pero se diferencian en que el acolchado situado en la zona del asiento, el respaldo y, en ocasiones, también en los apoyabrazos.
4. Sillas con pala: Se trata de un asiento al uso, con una tabla plegada por el lado derecho. Puede desplegarse, funcionando a la perfección como mesa. Este tipo de sillas son muy adecuados para la realización de exámenes o la impartición de clases. 

Organizar un evento, sea del tipo que sea, puede resultar más complejo de lo que cabe pensar. Una de las cuestiones más importantes es estimar el número determinado de personas que van a acudir a la celebración. Se trata, sin duda, de una de las premisas que se deben establecer en un primer momento. Es necesario para encargar las invitaciones o para seleccionar el local donde el encuentro se va a celebrar. Como empresa especializada en el alquiler de muebles para eventos queremos hacer hincapié en la importancia de respetar el aforo de un determinado recinto, sobre todo, cuando se va a congregar un elevado número de personas.

Cuando al evento van a acudir muchos asistentes deben respetarse, más si cabe, las condiciones mínimas de seguridad. Será necesario redactar un proyecto en el que se tengan en cuenta las densidades establecidas para cada tipo de celebración. Así como determinar ciertas acciones, es el caso del Plan de evacuación en caso de incendio. Durante la organización no puede dejarse nada al azar, es necesario minimizar al máximo los riesgos innecesarios.

En ocasiones, algunos locales ya cuentan con un aforo determinado, pero otras veces, es necesario realizar el cálculo. Desde Constan te contamos que cuando el recinto corresponde a un establecimiento comercial o un restaurante, la proporción más adecuada será de una persona por cada 10 m². Sin embargo, si el encuentro va a tener lugar al aire libre podemos establecer que la medida adecuada serían unos 15 m².

En cualquier caso, es necesario diferenciar el número de personas que cabe en un recinto del número legal que se establece para un local determinado. Este último dependerá de múltiples factores, que determinan las condiciones de seguridad necesarias para que el evento transcurra sin sobresaltos. El aforo adecuado para un espacio concreto será determinado por el Departamento de Bomberos en función del Código Técnico de la Edificación (CTE). Un incendio con más gente de la que permite el aforo, podría tener unas consecuencias fatales, tal y como ocurrió en la fiesta de Halloween en el Madrid Arena en el año 2012. Finalmente, a  la hora de alquilar muebles para eventos en Madrid también conviene tener claro el número de asistentes para que la celebración sea todo un éxito.

Aunque este tipo de eventos ha causado furor en el mundo de la moda, lo cierto es que su popularidad también ha impactado de lleno en otros negocios, como las firmas de decoración. Su éxito no nos extraña para nada, pues es el mejor modo de presentar una determinada colección o mostrar el resultado real de un elemento decorativo en una estancia simulada. Si estás pensando que un showroom es el impulso que necesitas para mostrar tu trabajo o darte a conocer, tendrás que tener en cuenta algunas cuestiones básicas. Como empresa de alquiler de muebles para eventos te ofrecemos algunos consejos para que te pongas manos a la obra con tu muestrario.

Una de las claves para organizar un evento de estas características será elegir un espacio adecuado. Decisión que puede resultar compleja, por lo que para estar seguro de no equivocarte puedes tratar de responder a algunas preguntas que revelan las necesidades de los asistentes al evento. Por ejemplo, sí tiene fácil acceso o sí la zona en la que va a realizarse está más o menos transitada. También, puede ser interesante detectar cuál es tu público objetivo para tratar de llamar su atención.

El tipo de productos que quieres exhibir durante la celebración también es importante, si eres un diseñador de ropa que quiere sacar a la luz una nueva colección seleccionarás tus mejores modelos. Si por el contario, vas a mostrar mobiliario u otro tipo de objetos asegúrate de elegir las mejores marcas. No olvides que el objetivo de un showroom es poner de manifiesto la diferenciación de tu marca, respecto a los principales competidores que encontrarás en el mercado.

En Constan sabemos bien que para conseguir la repercusión deseada al organizar un evento, es necesario diseñar un buen plan de comunicación, que garantice un elevado número de asistentes, así como la posibilidad de tener acogida en algún medio de comunicación. En los tiempos que corren, lo que nunca falla es una buena gestión de la información en las redes sociales, no descartes Internet como medio de difusión.

Encargar invitaciones para los clientes más importantes y las principales marcas también es una opción muy recomendable. De este modo, estás generando expectación y haciendo ruido, comenzará a hablarse de tu showroom en los ambientes que te interesan. Otra posibilidad es la de crear carteles y posters informativos para colocarlos cerca de la zona donde se va a celebrar con algunos días de antelación. Esta es, sin duda, la mejor forma de conseguir que la celebración del evento no pille a nadie por sorpresa. 

Finalmente, una de las medidas de cortesía que siempre genera una buena impresión es colocar una zona de aperitivos o cóctel para que los asistentes puedan tomar un aperitivo y relacionarse entre sí, compartiendo impresiones sobre todo aquello que han visto en el evento. 

Todos, en algún momento de nuestra vida, nos vemos obligados a organizar un evento. Ya sea celebrar un cumpleaños, una boda o cualquier celebración singular. Somos seres sociales y, como tal, nos relacionamos. Por este motivo, más tarde o más temprano, tenemos que asistir u organizar alguna reunión social. Ni que decir tiene, que las empresas se ven inmersas en todo tipo de actos corporativos, ferias, congresos, etc. Una de las cosas que se debe tener en cuenta antes de ponerse manos a la obra es la opción del alquiler de mobiliario. Algunas veces podemos vernos desbordados ante el aforo de la celebración, mientras que otras preferimos optar por un diseño que se adecúe más al tipo de evento.

Desde Constan te presentamos algunos consejos para que tu celebración se convierta en todo un éxito y los invitados queden satisfechos, disfrutando al máximo de todos los detalles organizados para esa jornada.

• Creatividad al poder: Innovar es la mejor herramienta para conseguir la diferenciación soñada. Generalmente, la mayoría de tus invitados ya habrán asistido a más reuniones similares, por lo que es necesario pensar en el modo de que nuestro evento les cause un impacto positivo y de que no lo olviden jamás.
• Fecha y lugar: Son los dos aspectos más importantes. En cuanto a la fecha, si se trata de un evento que ya ha tenido ediciones anteriores, conviene que la fecha caiga más o menos igual para que el público relacione un determinado mes con ese acto en concreto. El escenario sobre el que va a trascurrir la acción es importante, debe adaptarse al estilo de la celebración y contar con los recursos adecuados en función del tipo de acto que se va a celebrar.
• Audiencia: Para que no falte detalle es necesario ponerte en la piel de los asistentes, piensa en lo que te gustaría encontrar si tú fueras un invitado. La clave del éxito será conseguir acercar el mensaje que quieres transmitir a lo que los asistentes realmente perciben.
• Nuevas tecnologías: Hoy en día, no pueden faltar. Comprueba que la conexión wifi funciona perfectamente para que los asistentes puedan acceder a los medios sociales y compartir información, fotos y opiniones sobre el acto. Los medios sociales son una plataforma muy adecuada para promocionar nuestra imagen de marca en la organización de eventos corporativos e institucionales. Actualmente, puedes optar por una app móvil para que los invitados puedan subir sus fotos en tiempo real, podrás acceder a ese álbum siempre que quieras y tener a mano los documentos gráficos de la celebración.

El alquiler de mobiliario y herramientas multimedia para la celebración del evento, te quitará un peso de encima durante la organización, ya que un equipo profesional se encargará de trasladarlo y montarlo.