Las nuevas tecnologías ofrecen herramientas que permiten optimizar presupuestos. En la organización de eventos el presupuesto es uno de los principales aspectos a considerar. Es importante encontrar formas de optimizar el presupuesto para garantizar el éxito del evento sin tener que gastar más de lo necesario. En este sentido, las nuevas tecnologías ofrecen una serie de herramientas que permiten optimizar el presupuesto y mejorar la eficiencia en su organización.
Cómo optimizar un presupuesto utilizando nuevas tecnologías.
Las nuevas tecnologías ofrecen una serie de herramientas que permiten optimizar el presupuesto y mejorar la eficiencia en la organización de eventos. Las aplicaciones de gestión de presupuesto, la realidad virtual y aumentada, la automatización de procesos, las herramientas de comunicación y colaboración en línea y el uso de la nube son algunas de las más utilizadas.
Aplicaciones de gestión de presupuestos
Estas aplicaciones permiten:
- La gestión de presupuesto en tiempo real, lo que ayuda a tener un control más efectivo de los costes.
- Introducir los costes asociados a cada aspecto del evento y hacer seguimiento en tiempo real.
Renders y realidad virtual a la hora de organizar el evento
Un render es una imagen generada digitalmente por lo que se puede modificar infinitas veces y permite visualizar el espacio con diferentes decoraciones.
En el caso de la realidad virtual la diferencia es que se puede visualizar el evento desde dentro, utilizando gafas de realidad virtual. Es la forma más parecida de estar en el evento antes de decorar el espacio.
Estas herramientas son de gran utilidad ya que:
- Permite elegir cual es el espacio más adecuado para el evento: Teniendo en cuenta la cantidad de asistentes, el montaje técnico, iluminación, mobiliario, sonido, vídeo, escenografía, etc. ya que elaborando un proyecto virtual se ofrece la posibilidad de visualizar la distribución de todos los elementos en diferentes espacios.
- Se definirá el espacio disponible para los asistentes: Los protocolos de prevención de incendios y seguridad definen las normativas de distanciamiento y capacidad en los eventos, gracias a los renders se puede saber cuántos asistentes pueden acudir, el tipo de mobiliario que se debe utilizar y cómo debería estar distribuido dependiendo de las características del espacio para cumplir la normativa.
- Se ubicará de manera precisa el material técnico necesario, su función y espacio: Es muy importante el lugar donde se coloca el material técnico de manera que el evento se desarrolle con fluidez, todo el público tenga la mejor percepción de la imagen y el sonido. Estas herramientas permiten simular el punto de vista de cualquiera de los asistentes de manera que ayudará a la hora de ubicar el material técnico de la forma más optima.
- Se determinará el mobiliario que vestirá el evento y las zonas para ponentes y participantes: Con estas herramientas se podrá delimitar el espacio más adecuado para cada participante, para los ponentes y para el diferente mobiliario que vestirá el evento.
Esto hace posible que tanto el cliente, como los proveedores y el organizador del evento tengan la misma imagen en la cabeza. Esto supone un gran ahorro en costes y tiempo a la hora de organizar un evento ya que una vez decidido el espacio, la decoración del evento y donde emplazar cada elemento técnico no se tendrán que hacer cambios estructurales ahorrando tiempo y dinero.
Realidad virtual y aumentada dentro del evento
Incluir realidad virtual y aumentada dentro del evento permite generar experiencias inmersivas para los asistentes. de esta manera se pueden reducir costes de producción en algunos aspectos del evento generando ambientes virtuales sin necesidad de construir sets físicos.
Automatización de procesos
Al automatizar ciertos procesos, es posible reducir los costes asociados a la contratación de personal y mejorar la eficiencia en la organización del evento. Algunas tareas que se pueden automatizar incluyen la gestión de la lista de invitados, la programación de horarios y la gestión de tareas.
Herramientas de comunicación y colaboración en línea
Estas herramientas son fundamentales para una organización eficiente del evento.
Permiten una comunicación fluida entre los miembros del equipo de organización, lo que reduce los tiempos de respuesta y mejora la eficiencia en la toma de decisiones.
Uso de la nube
Permite el almacenamiento y la gestión de datos en línea, lo que facilita el acceso a la información desde cualquier lugar y dispositivo. Además, reduce el coste asociado al almacenamiento y la gestión de datos físicos.
Nuestro objetivo sigue siendo el mismo, ayudarte en la organización de cualquier evento o espectáculo siempre de forma segura ya que seguimos escrupulosamente las medidas de limpieza y seguridad.
¡Seguimos con ganas!
